Ako stabilizovať výrobný tím pri kolísajúcej potrebe pracovníkov

Keď sa výrobný plán zmení rýchlejšie než personálna kapacita

Výrobná spoločnosť môže mať dnes stabilný tím a o niekoľko týždňov riešiť úplne inú situáciu. Príde nový projekt, zákazník zvýši objednávku, rozbehne sa ďalšia linka alebo sa časť výroby presunie z iného závodu. Potreba pracovníkov sa zrazu zvýši o desať, dvadsať alebo viac ľudí.

O niekoľko mesiacov môže byť situácia opačná. Projekt skončí, objednávky sa vrátia na pôvodnú úroveň alebo sa zmení výrobný mix.

Pre výrobu je takýto vývoj bežný. Pre personálne kapacity však predstavuje náročnú úlohu. Ľudí nemožno zapnúť a vypnúť podľa výrobného plánu a kvalitný pracovník nevznikne v deň, keď ho firma potrebuje.

Práve preto nestačí riešiť iba nábor. Firma potrebuje vedieť, akú časť kapacity chce držať stabilne a ako bude reagovať na obdobia, keď sa potreba pracovníkov zvýši alebo zníži.

Kolísanie potreby pracovníkov nemusí znamenať zlé plánovanie

Zmeny v objeme výroby sú prirodzenou súčasťou priemyslu. Niektoré firmy pracujú so sezónnosťou, iné s projektovou výrobou alebo objednávkami zákazníkov, ktoré sa dokážu meniť v krátkom čase.

Problém nevzniká samotným kolísaním. Vzniká vtedy, keď firma pri každom zvýšení potreby začína od začiatku: narýchlo otvára nábor, žiada existujúcich ľudí o nadčasy a presúva pracovníkov medzi pracoviskami.

Takýto model môže zvládnuť jeden výkyv. Pri pravidelnom opakovaní však vytvára tlak na výrobu, HR aj zmenových majstrov.

Stabilné interné jadro je základ

Pri kolísajúcej potrebe pracovníkov má veľký význam stabilné interné jadro. Tvoria ho ľudia, ktorí poznajú výrobu, pracovné štandardy, kvalitatívne požiadavky a dokážu zastávať kľúčové pozície.

Takýto tím nesie know-how a kontinuitu prevádzky. Je preto riskantné riešiť každý pokles objednávok znižovaním počtu skúsených ľudí a pri ďalšom raste ich opäť hľadať na trhu.

Otázka preto neznie iba: Koľko pracovníkov dnes potrebujeme? Dôležitejšia je otázka: Akú kapacitu potrebujeme chrániť aj v období nižšieho objemu, aby sme dokázali ďalší rast zvládnuť bez chaosu?

Nie každá kapacita musí mať rovnakú mieru flexibility

Kritické pracoviská, technické pozície a ľudia s dlhým adaptačným časom si vyžadujú inú personálnu stratégiu než jednoduchšie operácie, na ktoré možno pracovníka pripraviť podstatne rýchlejšie.

Výrobná firma si preto môže rozdeliť kapacity podľa toho, ako ťažko sa nahrádzajú a ako rýchlo sa mení ich potreba.

Kedy už nadčasy prestávajú byť rozumnou rezervou

Prvou reakciou na krátkodobý rast výroby bývajú často nadčasy. Pri jednorazovej potrebe môžu byť najrýchlejším riešením.

Ak však zvýšený objem trvá niekoľko týždňov alebo mesiacov, nadčas sa môže z dočasného nástroja zmeniť na pravidelnú personálnu kapacitu.

Opakované nadčasy zaťažujú najmä spoľahlivých pracovníkov, zvyšujú únavu a pri dlhšom trvaní môžu podporovať absencie či odchody.

Rýchly nábor veľkého počtu ľudí má svoje limity

Ďalšou prirodzenou reakciou je intenzívny nábor. Firma potrebuje napríklad dvadsať nových operátorov a chce ich dostať do výroby čo najskôr.

Samotný počet nástupov však ešte nevytvára kapacitu. Noví ľudia potrebujú dokumentáciu, pracovné pomôcky, školenia, mentorov, pracoviská a čas na adaptáciu.

Pri väčšom nábehu preto treba plánovať nielen deň nástupu, ale aj to, kto ľudí zaškolí, na ktoré zmeny budú rozdelení a kedy sa od nich očakáva samostatná práca.

Flexibilná kapacita neznamená nestabilný tím

Pojem flexibilita sa niekedy spája s neustálym striedaním ľudí. Pre výrobu je však takýto model často kontraproduktívny.

Skutočne flexibilná kapacita by mala vedieť reagovať na zmenu objemu a zároveň zachovať čo najväčšiu stabilitu ľudí, ktorí už prevádzku poznajú.

Ak sa externý tím každý týždeň mení, zmenový majster opakovane rieši zaškoľovanie, chyby a rozdielny výkon. Firma síce formálne dopĺňa počet pracovníkov, no zároveň si vytvára ďalšiu prevádzkovú záťaž.

Preto je pri industrial staffingu dôležitý nielen počet dodaných ľudí, ale aj ich stabilita, dochádzka, koordinácia a schopnosť zostať súčasťou výrobného tímu počas obdobia, keď ich firma potrebuje.

Z pohľadu praxe

Pri nábehu projektu sa často všetka pozornosť sústredí na termín: do konkrétneho dátumu potrebujeme určitý počet pracovníkov. To je pochopiteľné, pretože bez ľudí sa výroba nerozbehne.

Rozhodujúca otázka však prichádza o niekoľko týždňov neskôr. Koľko z prijatých ľudí zostalo, koľkí už pracujú samostatne a koľko času stále spotrebúva ich koordinácia?

Tridsať nástupov a stabilný tím tridsiatich ľudí nie sú rovnaký výsledok.

Kedy dáva zmysel externý personálny model

Externá kapacita môže byť vhodná tam, kde firma potrebuje zvládnuť časovo obmedzený projekt, sezónnu špičku, nábeh novej výroby alebo obdobie, počas ktorého ešte nevie, či bude zvýšená potreba dlhodobá.

Dáva zmysel aj vtedy, keď chce firma chrániť stabilné interné jadro a flexibilnejšiu časť potreby riešiť bez neustáleho náboru a následného znižovania stavov.

Rozhodnutie však nemá stáť iba na hodinovej cene. Dôležité je vedieť, kto nesie zodpovednosť za nábor, dochádzku, koordináciu, náhrady, administratívu a stabilitu tímu.

FLEXIVIO ako partner pri flexibilnej výrobnej kapacite

Vo FLEXIVIO sa na industrial staffing pozeráme ako na súčasť prevádzkového riešenia, nie iba ako na jednorazový nábor.

Cieľom je vytvoriť stabilný tím, ktorý pozná pracovisko a dokáže podporiť výrobu v období zvýšenej potreby. Súčasťou takéhoto modelu je príprava pracovníkov, koordinácia, riešenie výpadkov a priebežná komunikácia s klientom.

Externý tím má firme priniesť flexibilitu. Nemal by jej vytvoriť ďalší každodenný personálny problém.

A čo keď potreba pracovníkov opäť klesne?

Flexibilita musí fungovať oboma smermi. Rovnako ako firma potrebuje vedieť kapacitu zvýšiť, mala by mať vopred dohodnuté aj podmienky jej zníženia.

Pri projektovej alebo sezónnej potrebe je preto dôležité už na začiatku hovoriť o predpokladanom trvaní, minimálnych objemoch a spôsobe postupného ukončenia alebo zmenšenia externého tímu.

Transparentné pravidlá chránia výrobu, partnera aj samotných pracovníkov pred rozhodnutiami na poslednú chvíľu.

Praktický model kapacity

• stabilné jadro pre kritické kompetencie a dlhodobú výrobu,
• zastupiteľná interná kapacita pre bežné výkyvy,
• flexibilná kapacita pre sezónne, projektové alebo dočasné zvýšenie výroby.

Čo očakávať od partnera pre industrial staffing

• rozumieť požadovanému objemu a termínu nábehu,
• poznať pracovné profily a podmienky prevádzky,
• mať jasný spôsob výberu a prípravy pracovníkov,
• vedieť riešiť náhrady a výpadky,
• zabezpečiť koordináciu po nástupe,
• pravidelne sledovať stabilitu a dochádzku tímu,
• vedieť kapacitu podľa dohody zvýšiť alebo znížiť.

Ako sa pripraviť na rast potreby ešte predtým, než nastane

• určiť minimálne stabilné interné jadro,
• identifikovať pozície, ktoré sa dajú flexibilne dopĺňať,
• poznať adaptačný čas jednotlivých pracovísk,
• pripraviť kapacitu mentorov a zmenových majstrov na väčší nábeh,
• stanoviť moment, pri ktorom už nadčasy nestačia,
• vopred dohodnúť spôsob navýšenia externej kapacity.

Čo môžete urobiť už dnes

• V ktorých obdobiach ste mali najväčší nedostatok ľudí?
• Koľko nadčasov vzniklo počas týchto období?
• Ako dlho trvalo, kým nový pracovník dosiahol samostatný výkon?
• Ktoré pozície potrebujete držať stabilne bez ohľadu na objem výroby?
• Ktoré pracoviská je možné pri zvýšení objednávok doplniť flexibilnejšie?
• Koľko ľudí z väčších náborových vĺn zostalo po prvom a treťom mesiaci?
• Máte pripravený scenár, ak potreba pracovníkov v priebehu niekoľkých týždňov vzrastie o 10, 20 alebo 30 percent?

Záver

Výrobná firma nepotrebuje mať počas celého roka rovnaký počet pracovníkov. Potrebuje však stabilný spôsob, ako reagovať na zmenu objemu.

Kľúčové kompetencie a know-how majú zostať chránené v stabilnom jadre. Flexibilnejšia časť kapacity môže reagovať na projekty, sezónnosť a výkyvy objednávok.

Flexibilita nemá znamenať neustálu výmenu pracovníkov. Má znamenať schopnosť prispôsobiť kapacitu bez straty stability výroby.

Čo odporúčame prečítať ďalej